Onboarding er en prosess for å integrere nye ansatte i en organisasjon og sørge for at de får en god oppstart med nye kollegaer og føler seg velkomne, samt kan utføre sine oppgaver effektivt (Harpelund, 2019). En god onboardingprosess kan medføre flere positive konsekvenser på både kort og lang sikt for selskapets prestasjoner. Det kan sikre at nyansatte blir lenger i selskapet, skape økt produktivitet raskere, øke tilfredshet og engasjement, redusere orienterings- og opplæringskostnader m.m. Jeg tok en prat med Malin Maarud, COO i digitalbyrået Journey Group for å høre om hvordan de jobber med temaet.
Malin Maarud, COO i Journey Group
Hva betyr god onboarding for deg?
- En god onboarding handler om å sikre at den nyansatte kommer godt på plass på sitt nye arbeidssted. Dette inkluderer flere ting, men i Journey er vi opptatt av at de kommer fort inn i miljøet og blir en del av kulturen i selskapet, samt opplever mestring i utvikling av ferdigheter. Nøkkelen for å sikre dette er tett oppfølgning. Er det behov for tilpasninger så får man gjort disse raskt. Jeg er en tilhenger av mottoet "Ta ting tidlig".
Hvordan jobber dere med onboarding i Journey Group?
Vi inkluderer fem nøkkelelementer i onboardingen, for å sikre at den blir best mulig.
Introduksjon til selskapet: Vi er opptatt av at den nyansatte tidlig får en gjennomgang av de ulike fagområdene, og strategi for selskapet, både for å få et innblikk i hva vi jobber med, men også for at man skal bli kjent med kollegaene sine i andre avdelinger. Deretter ha fokus på den avdelingen man skal jobbe med for å sikre at den nyansatte får god opplæring i rutiner og best practice rammeverk.
Learning by doing: I Journey jobber vi mye med praktisk opplæring, fordi man kan ofte bli fortalt hvordan man skal gjøre en ting, men det er mye bedre å prøve det selv. En viktig nøkkel for å få til dette er å ha tilgjengelig how-to-guider på alt man jobber med, som inneholder enkle og tydelige forklaringer på hvordan man skal løse de ulike oppgavene. Dette gjør at den nyansatte kan bruke den tiden de behøver til å gjennomføre oppgaven, samt at den som lærer opp ikke behøver å sitte ved siden av 100 % av tiden.
Delt ansvar: Vi fordeler ut ansvaret for opplæring, det behøver ikke være leder som holder i dette hver gang. Det er mye god læring for de som allerede jobber på teamet i å lære opp den nye.
Spørsmål er gull: En generell grunnregel som er viktig å huske på, er at vi oppfordrer til å ikke haste eller stresse, men å bruke tiden som behøvs og stiller alle spørsmål man lurer på. Det viktigste er at man får en god opplevelse og blir trygg i den jobben man skal gjøre og godt kjent med kollegaene sine.
Fokus på tilbakemeldinger: Det siste og kanskje det viktigste punktet er å ha en feedback-runde med den nyansatte etter noen måneder for å få feedback på hva som har vært bra og hva som kunne ha vært bedre i onboardingen. Fordi opplæring av nyansatte er dynamisk – spesielt i den bransjen vi opererer i – og vil hele tiden ha behov for utvikling. I tillegg til dette så kan et nytt sett med øyne være akkurat det man trenger for å løfte prosessen videre til et nytt nivå.
Hva kan være utfordrende i onboardingen av en ny medarbeider?
- Nyansettelser kommer ofte som en konsekvens av at man har fått økt antall kundeoppdrag og oppgaver. Derfor kommer som regel nyansettelser i periode hvor det er mye å gjøre med liten tid til opplæring. Men da er det desto viktigere å sette av tiden til å gjøre en grundig opplæring. Skal man bli avlastet i en periode med mer å gjøre, så vil denne avlastningen komme raskere hvis man er god på onboarding. Den nyansatte blir raskere en verdifull ressurs når man sikrer at de får den opplæringen de trenger.
Malins fire tips for gode onboardingrutiner
|
Wicklund-Hansen har jobbet sammen med deg i flere rekrutterings- og onboardingprosesser. Hvordan syns du det er å bruke WIND som en del av prosessen og onboardingen?
- Vi trives godt med å benytte WIND. Det er nyttig å få kartlagt hele teamet og ha fokus på hvordan den nyansatte passer inn i det eksisterende teamet. Dette er også et verktøy som er med på å avdekke hvilke sterke og svake sider man har, slik at det blir mye enklere å tilrettelegge for en god og tilpasset onboarding.
Og hva med å involvere en tredjepart i onboardingen?
- Dette fungerer godt både i henhold til at Journey som bedrift blir holdt ansvarlige for å gjennomføre en god onboarding, men også for å avdekke eventuelle tilbakemeldinger/behov den nyansatte har raskere. En annen ting er at den ansatte kjenner dere i W&H fra rekrutteringsprosessen, og det vil oppleves som en ekstra trygghet at dere er med den første tiden i ansettelsesforholdet.
Fortell om en egen onboardingopplevelse i løpet av karrieren din.
- En av de viktigste tingene for meg personlig når jeg skal inn i en ny jobb, er å ha noe å se på dersom jeg har spørsmål. Da jeg startet i min første jobb, så var dette en nystartet avdeling hvor det ikke forelå noe særlig dokumentasjon for onboarding. Men de som jobbet der hadde mye kunnskap å dele, så det vi gjorde var at jeg stilte en haug med spørsmål som jeg skrev ned svarene på og som deretter ble utgangspunktet for en “opplæringsbok” som vi videreutviklet gjennom de neste årene. Dette ble utgangspunktet for et helt bibliotek med how-to-guider for dette selskapet som fortsatt brukes den dag i dag.
En onboardingsprosess for økt motivasjon og mestring i jobben
I Wicklund-Hansen jobber vi etter en rekrutteringsprosess i tre faser. Den siste fasen er onboarding, da vi mener en viktig del av jobben starter etter at en kandidat har signert. Vi gjennomfører tre samtaler med ny medarbeider og nærmeste leder: i uke en, etter en måned, og etter tre måneder. Samtalene baseres på diskusjoner fra rekrutteringsprosessen, erfaringer gjort på arbeidsplassen og med spesielt fokus på WIND-profil og motivasjon. Målet er å sikre styrkebasert ledelse, at motivasjonen ikke forsvinner, og bygge trygghet og tillit mellom leder og medarbeider for å legge til rette for en tilbakemeldingskultur og at ting blir tatt opp før det blir et problem. Fordi, alle opplever ting på arbeidsplassen som er mer eller mindre positivt med tiden.
Kilder:
Harpelund, Christian. Onboarding : Getting New Hires off to a Flying Start, Emerald Publishing Limited, 2019. ProQuest Ebook Central, https://ebookcentral-proquest-com.ezproxy.library.bi.no/lib/bilibrary/detail.action?docID=5630184.
Denne artikkelen er en del av vårt nyhetsbrev. Meld deg på her for seneste nytt innen ledelse og organisasjonsutvikling!