Alle ledere jeg kjenner har ansatt presumptivt flinke folk og deretter blitt skuffet. Hvorfor ansettelsen ikke ble som ønsket har ulike årsaker. Ansettelser har flere usikkerhetsmomenter. Derfor må du ligge så tett på at du er i stand til å korrigere situasjonen tidlig nok. WHI definerer onboardingsperioden fra kontraktsinngåelse til endt prøveperiode.
Onboardingen har to perspektiver:
1. Grunnleggende suksesskriterier: At den nyansatte mottar nødvendige verktøy og opplæring, setter seg inn i rutiner og blir kjent med kollegaer, selskapet kultur m.v.
2. Egentlige suksesskriterier: Eksisterende team forstår hva de kan forvente av sin nye kollega og de opplever han/hun berikende for seg selv og selskapets verdiskapning.
Vår erfaring er at mange selskaper og ledere ser det første perspektivet ganske klart. Og de har ofte dette nedfelt i et dokument. Punkt 2 krever derimot noen utdypninger siden vi mener det er her selve lønnsomheten i en ansettelse bør komme til uttrykk. En vellykket rekruttering bør bety at eksisterende organisasjon opplever å få avlastning, økt kapasitet og en mer effektiv hverdag. Derfor skal premisset i en rekruttering være: Hvordan kan en ny medarbeider lette hverdagen til ditt eksisterende team utover egen faglig kompetanse?
Case: Se for deg følgende scenario utspille seg i "Arkitektene AS":
"Lise" er faglig sterk, idérik, rask og flink til å prate med folk. Hun kan noen ganger overse detaljer og burde forberede møter med kunder og leverandører bedre. Hun blir derfor glad over at den nye kollegaen "Per" er mer strukturert enn hun selv. De er et bra team og leverer best når de får jobbe tett og utnytte hverandres sterke sider.
Våre beste 7 tips:
Alle nyansatte trenger innføring i bedriftens kultur, egne arbeidsoppgaver og tilgang til verktøy. Men de trenger også å se sin rolle på laget - at de andre på laget trenger deg i en eller flere situasjoner. Ved en ansettelse kartlegger WHI derfor alltid et team både med tanke på faglige behov og mer personlige egenskaper.
Presenter onboardingsprogrammet for den nyansatte og inkludér punktene under.
Hva har eksisterende team mye/lite av? (struktur v.s nytenkning v.s. kvalitet e.l.)
Hva skal den nyansatt bidra med utover egen fagkompetanse?
Hvem på teamet må den nye personen fungere godt sammen med/komplementere? (Eksempelvis "strukturerer opp Lise's faglige og kreative kundearbeid").
Onboarding er et gruppearbeid. Sørg for at eksisterende team er innforstått med endringen / verdiøkningen og med det teamet's evne til å ta imot vedkommende på rett premiss.
Kjør tett oppfølging og evaluer opp mot premisset for ansettelsen der den nyansatte ikke bare har egne faglige mål men også skal fungere i sin rolle på laget.
Involver dine ansatte
I historien over hører det med til saken at "Per" ble rekruttert med utgangspunkt i egne ferdigheter og egen faglighet. Men at komplementære ferdigheter i rollen opp mot "Lise" også ble vurdert. Per fikk derfor spørsmål i intervjuprosessen om han kunne tenke seg å møte en potensiell kollega - en person han var forventet å jobbe tett med. De fant tonen på møtet og ingen av de så det som annet enn naturlig da de ca 3 måneder senere ble satt til å jobbe i team. 2 personer med sterk faglig kompetanse og ufyllende personlige egenskaper.
Tidlig tilbakemeldinger
Det er viktig å utnytte den positiviteten som ligger i prøveperioden. Mange ting er nytt og det er naturlig å ha mange spørsmål, trenge litt hjelp eller mangle spesifikk kompetanse. Som arbeidsgiver er det tilsvarende viktig å finne en måte å evaluere oppstarten, stille seg til disposisjon for veiledning og fremføre konstruktiv kritikk direkte til den nyansatte. Det er en periode der man på begge sider av bordet er villig til å vise raushet - "gi og ta".
Vi bruker gjerne TAG-modellen som i sin enkleste form bygger på 3 trinn:
- TELL: Et godt pedagogisk poeng er å starte samtalen med å gi positive tilbakemeldinger.
- ASK: Åpne spørsmål er godt egnet til å forstå adferd og motivasjon bak handlingen.
- GIVE: Konkrete forslag til forbedringer er inspirerende.
Her er en video om bruk av TAG-modellen i skolen:
https://www.youtube.com/watch?v=HM5dp50HWXQ