Lederen har mange oppgaver. Noen ganger inkluderer det å følge noen til døren. Vår erfaring er at det er en emosjonell reise som går langt utover juridiske formalkrav. Ledere gruer seg ofte til å ta tak i oppgaven. Vi deler derfor gjerne våre best tips for en best mulig prosess som inkluderer å få tilgivelse fra de som er igjen - de som er vitner til oppsigelsesprosessen.
I vårt virke får vi stadig henvendelser om nedbemanninger eller omorganiseringer. Noen selskaper ringer fordi de har mistet en stor kunde. Andre fordi de «bare» vokser 100% mens budsjettet var 200% vekst. Uansett medfører det at faste kostnader på kort sikt må ned og som leder må du ta nødvendige grep for å sikre videre drift. Her er våre beste kjøreregler;
#1 «Det er ikke deg, men meg»: Det er juridiske rammer for oppsigelser. Den stiller opp to alternativer: Enten oppsigelse knyttet til forhold på arbeidstagers side, eller forhold på arbeidsgivers side. Du skal alltid velge det siste så sant du kan. Den reduserer stress hos de som blir berørt og er en raskere vei til å avslutte et arbeidsforhold målt i tid.
Alternativet er å "peke på" en medarbeider og bevise skyld. Det er tidkrevende og tar vanligvis flere måneder siden arbeidsgiver har ansvaret for all dokumentasjonen, det skal gis "rimelig tid" til forbedring, kompetansetiltak etc.
#2 «Innrøm feil»: Ledere kan frustreres over ansatte, lederteam eller kunder. Det er menneskelig - også når selskapet havner i en vanskelig situasjon. En situasjon som ikke utelukkende skyldes deg. Men en "ansvarsfraskrivelse" skinner lett gjennom når du innlede prosessen i et allmøte. Vi erfarer til stadighet at vi må bruke mye tid med ledere før de innrømmer delskyld. At de kan få til en helt annen prosess så snart de åpner opp for sorgen, smerten eller skammen det er å si «Vi i ledelsen har gjort en feil og trenger å justere kursen vi valgte. Våre eiere og mitt styre har bedt meg om å øke konkurransekraften gjennom å ...(fyll inn relevant tema). Vi må derfor redusere mellom X-Y årsverk innen område Z». Som leder gjør man mange valg. Valg som inkluderer usikkerhet. Medarbeidere forstår det - og derfor også at alle ikke kan være med videre. De som må slutte slipper derfor å ha stempelet som syndebukk.
#3 «Skaff deg et mandat fra styret». Når styret har sagt at du skal kutte kostnader, eller legge ned et virksomhetsområde, er det formelle på plass. Så informerer du internt. Legg vekt på å være tydelig både på årsak, omfang og fremdrift (se #2). Gjenta budskapet skriftlig / per e-post i etterkant av møtet til alle medarbeidere. Du bør også informere kunder og andre stakeholders.
#4 "Skill skitt fra kanel". Du skal alltid formalisere utvalgskrets og utvalgskriterier. Da ungår du å nedbemanne etter trynefaktor. Transparens og objektive kriterien styrker din sak og særlig dersom du havner de i en tvistesak. Dersom ditt selskap ikke har en tillitsvalgt er dette et godt tidspunkt å formalisere rollen.
#5 «Tenk på de som skal bli igjen». Alle de du ønsker skal være med selskapet videre må være topp motiverte. La oss kalle en av de for «Lise». Hun snakker helt garantert med andre kollegaer i den usikre tiden dere nå står ovenfor. Ikke minst med sin gode venninne «Tone» som snart å vil bli kalt inn til Drøftingssamtale (AML §15-1). De to får god anledning til å snakke om situasjonen på hyttetur neste helg... Du har nå to mål: Sikre at Tone slutter. Og at Lise blir. Dersom du legger like mye vekt på det siste som på det første er du på rett kurs: alt du sier til Tone må Lise tåle å høre - og omvendt.
#6 «Vær åpen og informer mer enn du tror er nødvendig». Ja, fordi du vil konsekvent underdimensjonere dine ansattes grunnleggende behov for informasjon, anerkjennelse og respekt i prosessen. De er mennesker. Med familier. Og kollegaer de er glade i. Så du bør sende flere felles e-poster. Vurdér korte morgenmøter. Gjøre deg selv tilgjengelig. Book inn noen større statusmøter og la folk stille spørsmål i plenum. Også på tema som gjør det vanskelig for deg som leder å fremstå som «helten» og en som har alle svarene. Les #2 om igjen dersom du er usikker på hva jeg sikter til.
Lykke til med oppgaven. Og trenger du hjelp, er vi bare en telefonsamtale unna!